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Introducción a la Gestión de Activos de TI

La Gestión de Activos de TI (ITAM, acrónimo del inglés Infrastructure Technology Asset Management) es un “conjunto de prácticas empresariales que incorpora los activos de TI a las unidades de negocios dentro de la organización”.

Conozca los activos de su empresa y conecte TI con el negocio

Así como, las responsabilidades financieras, de inventario, contractuales y de gestión de riesgos, sirven para gestionar el ciclo de vida en general de los activos, incluyendo la toma de decisiones tácticas y estratégicas.

Para comprender este proceso es necesario definir que es un activo:

Cualquier recurso o capacidad. Los activos de un proveedor de servicio incluyen todo aquello que se pueda atribuir a la entrega del servicio. Los activos pueden ser de los siguientes tipos: administrativos, organizativos, de proceso, de conocimiento, personas, información, aplicaciones, infraestructura y de capital.”

ITIL v3 (2011),

Partiendo del concepto de un activo, en este post abordaremos de forma breve y simple la Gestión de Activos de TI (ITAM) para que le permita comprender porque es considerada la base de toda empresa de TI efectiva, ya que se encuentra estrechamente ligada con la gestión de incidentes, problemas, cambios y la Base de Datos de Configuraciones (CMDB).

“Una gestión de configuración y activos TI, es garante del mantenimiento de la información de los elementos y sus respectivas asociaciones”

La Gestión de Activos es un proceso que permite a las empresas alcanzar un manejo adecuado de los activos de TI; para mejorar la eficiencia y el rendimiento de la organización y con ello minimizar costos, entre otras cosas.

¿En qué consiste exactamente la Gestión de Activos de TI?

La ITAM forma parte del conjunto total de buenas prácticas de ITIL; y su objetivo principal es garantizar un control completo de los activos de TI de la empresa. La cual brinda entre otras cosas información actualizada y completa sobre la configuración de los activos y su relación entre sí; así mismo se encarga de que esta data esté disponible cuando sea que se necesite. 

Este proceso combina aspectos financieros, contractuales, de inventario y de planificación; para brindar una visibilidad completa de los activos. De esta manera la empresa puede optimizar el ciclo de vida de sus equipos; y facilitar la toma de decisiones sobre los sistemas de TI.

Es por ello, que más allá de proporcionar información precisa y fiable sobre todos los elementos que conforman la infraestructura TI, y ser una herramienta tanto para la toma de decisiones acertada, sobre cuando una inversión, un cambio, una desincorporación o sustitución es necesario, y si el uso y la asociación están alineadas con las estrategias de la empresa.

Su importancia radica en que está estrechamente relacionada con la innovación permitiendo fortalecer las estrategias del negocio, manteniendo el control que contribuye a la eficiencia de los sistemas internos, haciéndolos más rápidos, seguros y económicos.

Es por ello que la ITAM es considerada la base de toda empresa de TI efectiva, porque brinda una visión holística de los activos permitiendo conectarlos con el negocio y gestionar los recursos de TI de manera eficiente.

¿Cuáles son los beneficios que brinda la Gestión de Activos de TI?

ITAM, no es sólo una herramienta ni un conjunto de procesos, sino que es una capacidad empresarial. Es decir, tener una gestión de activos efectiva le brindará a tu empresa los siguientes beneficios (y más):

  • Información centralizada, permite operar brindando una visión clara de todos los activos que conforman su infraestructura y sus relaciones, generando así un mayor control de su ambiente tecnológico, estando al tanto de cualquier cambio o necesidad de su empresa de forma simple y rápida.
  • Toma de decisiones oportuna, disponga de información precisa y veraz. Evalué la desincorporación, reemplazo y el uso de los activos, considerando los cambios para aprovechar mejor los recursos, pudiendo seleccionar a los mejores proveedores tomando en cuenta tanto el costo como la calidad.
  • Reducción de costos, evite compras duplicadas que pudieran ser innecesarios, permitiéndole darle uso adecuado a cada activo; lo que permite tener a su empresa una posición más fuerte a la hora de negociar nuevos contratos con proveedores de hardware y software.
  • Mayor eficiencia y efectividad, obtenga una visión global tanto para el equipo financiero sobre la hoja de balance de TI; como al equipo de soporte sobre la información de cada activo y su uso correspondiente, para que así la empresa puede tomar decisiones acertadas para los usuarios y hacer los cambios pertinentes.
  • Aumento de la satisfacción de cliente, procesé eficientemente las solicitudes y rastrear un incidente o una solicitud acerca de un activo de forma oportuna, aumentando la calidad de los servicios, lo que conduce a una mayor satisfacción del cliente.
  • Gestión de Problemas Eficaz, cuenté con una amplia visión de todos los incidentes que afectan a sus activos, permitiéndole determinar la causa raíz del problema lo que permitirá evitar nuevos incidentes lo que conlleva a una gestión de problemas eficaz.

Pasos Iniciales para adoptar una Gestión de Activos de TI de manera óptima

ITAM no es algo que sucede de la noche a la mañana, para ello es necesario contar con plan de adopción, un sólido caso de negocios y un alcance muy claro. Pero primero antes de llegar al estado óptimo se puede librar pequeñas batallas.

Comienza observando que está haciendo al respecto tu equipo de soporte de TI; en que parte del proceso de atención de los usuarios está incluyendo la actualización de la CMDB; sembrar los inicios de un registro de activos, con los detalles de su base de usuarios y sus aplicaciones más utilizadas, te dará una base sólida, que es el primer paso para empezar.

Otra aproximación es hablar con tus equipos de soporte técnico. Ellos son quienes instalan la mayoría del nuevo hardware y software y proporcionan soporte continuo, y, por lo tanto, probablemente serán quienes tengan registros, contratos de mantenimiento o certificados de licencia.

Quizás estos datos estén abarrotados en un cajón de escritorio, casi olvidados; pero de nuevo, es un lugar desde el que empezar con la documentación y la gestión de licencias.

Finalmente, efectué seguimientos periódicos, actualicé hasta el mínimo cambio con el objetivo de mejorar y controlar el ciclo de vida de los activos facilitando la toma de decisiones en lo que se refiere a las reparaciones, uso de los equipos e incluso, el intercambio de usuarios; es necesario reinventarse acciones preventivas que coadyuven a una mejora continua; por ejemplo un plan de sustitución en caso de fallas.

Adoptar estos pequeños pasos, te permitirá tener una pequeña base de datos de información de los activos y un lugar central donde almacenar licencias, contratos de mantenimiento y garantías en curso. Esto significa que no estás partiendo completamente desde cero, por lo que tiene que valer la pena intentarlo, ¿verdad?

Conozca más sobre sus activos y conecte TI con el negocio.

Cuando un sistema de Gestión de Activos es empleado con éxito, casi todas las partes de la empresa se ven beneficiadas.

Este provee a los equipos orientados al servicio con datos para los activos que usan, para que así la empresa pueda tomar decisiones acertadas para los usuarios y hacer los cambios pertinentes. Por otro lado, los equipos financieros obtienen un gran panorama sobre la hoja de balance de TI.

Por último, no olvides confiar en la tecnología. Las herramientas de software; pueden simplificar de manera exponencial el proceso de crear e implementar una buena Gestión de Activos de TI. No dudes entonces en invertir en una si lo que buscas es ahorrar tiempo y costos.

Contacte con nuestros expertos, y compruebe lo que las soluciones de Omegasoft puede hacer por su empresa.

¿Cuéntenos su opinión? Sobre como centraliza la información de los activos en su empresa ¡Nos gustaría saber, sus comentarios!

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